Start / Eventmanagement
Eventmanagement
Der Termin steht, der Rest ist eine Excel-Liste und drei Leute, die nebenbei mitorganisieren. Wir übernehmen Konzept, Einladung, Materialien und die Dokumentation – damit am Tag selbst nur noch der Ablauf zählt und danach etwas übrig bleibt.
Ein Event ist ein Projekt, kein Termin im Kalender
Zwischen „wir machen mal wieder einen Tag der offenen Tür“ und einem Event, das Bewerbungen, Anfragen oder Kundenbindung bringt, liegt kein größeres Budget, sondern eine Planung, die rückwärts gerechnet ist.
abgeschlossene Projekte – Konzept, Gestaltung, Produktion, Foto und Video aus einem Haus
fester Ansprechpartner, der auch am Veranstaltungstag erreichbar ist
Vier Veranstaltungsarten, vier Ziele
Welche Art es wird, entscheidet über fast alles Weitere – vom Einladungstext bis zur Bildsprache.
Tag der offenen Tür
Für Betriebe, die Menschen gewinnen wollen – als Kunden oder als Mitarbeitende. Wirkt vor allem dann, wenn man wirklich hinter die Kulissen darf.
Hausmesse
Die günstigere Alternative zur Fachmesse: eigenes Gelände, eigene Kunden, keine Standmiete. Dafür müssen die Gäste selbst eingeladen werden.
Jubiläum und Kundenevent
Kein Verkaufstermin, sondern ein Grund, sich zu erinnern. Zahlt langfristig auf Empfehlungen ein und liefert nebenbei die besten Bilder.
Recruiting-Event
Ausbildungsmesse, Schnuppertag, Abend für Quereinsteiger. Wer den Betrieb erlebt hat, bewirbt sich anders als jemand, der nur eine Anzeige gesehen hat.
Was wir übernehmen – und was nicht
Idee, Zielsetzung, Ablaufplan, Terminkette und die Koordination mit allen Beteiligten. Ein Ansprechpartner, auch am Veranstaltungstag.
Einladung, Anmeldeseite, Plakate, Flyer, Beschilderung, Standausstattung, Namensschilder, Social-Media-Ankündigung und Nachbereitung.
Dokumentation vor Ort, aus der danach Website-Bilder, Social-Media-Beiträge und Material für den nächsten Auftritt entstehen.
Räume, Verpflegung, Veranstaltungstechnik, Sicherheit, Genehmigungen, GEMA und Versicherung liegen bei Ihnen. Bei der Auswahl helfen wir, beauftragt wird direkt.
Material, das schon zu Veranstaltungen gehört
Kneipp Verein: ein Plakat, das den Anlass trägt
Ein Jubiläumsplakat hat eine einfache Aufgabe und scheitert trotzdem oft daran: Aus einigen Metern Entfernung muss ankommen, was gefeiert wird, wann und wo. Hier stehen Anlass, Datum und Uhrzeit an erster Stelle, die Bildwelt trägt die Stimmung – und der Rest bleibt für das Gespräch vor Ort.
Jubiläumsplakat
Anlass, Datum, Uhrzeit zuerst
ModellStall: vom Event-Flyer in den Newsletter
Der Flyer bewarb den Relaunch des Online-Shops und trug einen QR-Code zur Newsletter-Anmeldung samt Rabattaktion. Genau so sollte Eventmaterial gebaut sein: Es endet nicht mit dem Termin, sondern erzeugt einen Kontakt, den man später wieder erreicht. Aus einem Blatt Papier wird ein Verteiler.
QR-Code zur Anmeldung
Rabattaktion als Anlass
enpere: der Auftritt, den man mitnehmen kann
Wand, Roll-up und Aufsteller aus demselben Motiv-System – aufgebaut auf einer Messe, verwendbar auf jeder weiteren Veranstaltung. Für Unternehmen, die mehrmals im Jahr irgendwo stehen, ist das der günstigste Weg: einmal gestalten, überall einsetzen, nur das Aktuelle nachproduzieren.
Ein Motiv über alle Elemente
Wiederverwendbar
Die ersten drei Beiträge zeigen echte Arbeiten mit Event-Bezug, aber keine von uns begleitete Veranstaltung. Das erste vollständig dokumentierte Event ist der wichtigste offene Punkt dieser Seite – mit Zahlen zu Einladungen, Anmeldungen und dem, was danach entstanden ist.
Google-Bewertungen
„Sehr gute Zusammenarbeit mit der Gipfelstürmer Marketing Agentur aus Paderborn! Für unser IT-Unternehmen wurde ein Rebranding umgesetzt – neues Design, neue Website und die Gestaltung für Autofolierung und Außenbeschilderung.“
3ZB IT · Google-Rezension, April 2026
„Vor der Zusammenarbeit habe ich fast 2000 € pro Monat für Google Werbung ausgegeben, um für meine Kanzlei neue Mandanten zu akquirieren. Die Gipfelstürmer Agentur übernimmt die komplette Suchmaschinenoptimierung regional in Kassel für mich und ich bin nun in all meinen relevanten Bereichen auf Platz 1 bei Google. Mein Fazit: Ich bin 100 % ausgebucht und spare dabei noch bares Geld.“
Markus Roscher · Fachanwalt für Erbrecht, Kassel
„Vom ersten Gespräch bis zur Umsetzung lief alles reibungslos und professionell.“
Google-Bewertung · gipfelstuermer-agentur.de bei Google
In vier Schritten zum fertigen Event
Ziel und Rahmen
Wen wollen Sie erreichen, und was soll danach passiert sein? Daraus ergeben sich Art der Veranstaltung, Größe und Aufwand – und manchmal auch, dass ein Event nicht das richtige Mittel ist.
Konzept und Terminkette
Ablauf, Materialliste und alle Termine rückwärts vom Veranstaltungstag. Dabei zeigt sich früh, wo es eng wird, solange sich noch etwas verschieben lässt.
Einladung und Anmeldung
Einladung, Anmeldeseite, Plakate und Ankündigung auf den eigenen Kanälen. Aus den Anmeldungen ergeben sich Mengen für alles Weitere.
Veranstaltungstag und danach
Aufbau, Betreuung vor Ort, Foto- und Videodokumentation. Anschließend die Nachfassaktion und die Aufbereitung des Materials für die kommenden Monate.
Warum Gipfelstürmer
Ein Ansprechpartner, auch am Tag selbst
Kurze Wege, klare Absprachen – und jemand, der erreichbar ist, wenn am Veranstaltungsmorgen etwas fehlt. Das ist bei Events mehr wert als jede Checkliste.
Einladung, Material und Kamera aus einem Haus
Weil Text, Gestaltung, Druck, Foto und Video bei uns entstehen, passt am Veranstaltungstag alles zusammen – und die Bilder danach passen zum Rest Ihres Auftritts.
Wir planen den Tag danach mit
Anmeldung, Dokumentation und Nachfassaktion stehen im Plan, bevor die erste Einladung rausgeht. Sonst bleibt von einem guten Event nichts als ein guter Abend.
Nicht lange zögern
Während Sie es manuell erledigen, ist Ihr Wettbewerber längst fertig. Das Erstgespräch kostet Sie nichts außer einer halben Stunde – und danach wissen Sie, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.
Was Kunden sagen
„Das war eine sehr gute Entscheidung, einen Website-Relaunch von Timm Westmark und seinem Team von der Gipfelstürmer Marketing Agentur durchführen zu lassen. Das Ergebnis hat uns positiv überrascht.“
Google-Rezension, Juli 2026
Ihr Kontakt zu uns
Sprechen Sie mit mir am Telefon oder per Mail. Wir freuen uns, Sie zu unterstützen.
Timm Westmark
- 05251 – 69 42 350
- kontakt@gipfelstuermer-agentur.de
- Frankfurter Weg 6, 33106 Paderborn
Häufige Fragen zum Eventmanagement
Was genau übernehmen Sie bei einem Event?
Konzept, Kommunikation und alles Sichtbare: Idee und Ablauf, Einladung und Anmeldung, Plakate, Flyer, Beschilderung und Standausstattung, Fotografie und Video vor Ort sowie die Nachbereitung. Was wir nicht selbst stellen, sind Location, Catering, Veranstaltungstechnik, Sicherheitsdienst und Genehmigungen – dafür arbeiten wir mit den Betrieben zusammen, die Sie beauftragen, oder helfen bei der Auswahl. Wenn Sie eine Agentur suchen, die auch Zelt und Tontechnik bestellt, sagen wir das im Erstgespräch offen.
Ab welcher Größe lohnt sich das?
Weniger die Zahl der Gäste entscheidet, sondern wie viel daran hängt. Ein Tag der offenen Tür mit 80 Leuten, der neue Mitarbeitende bringen soll, ist aufwendiger vorzubereiten als eine Feier mit 300 Gästen, bei der niemand etwas verkaufen will. Faustregel: Sobald ein Ziel jenseits des netten Abends im Spiel ist – Bewerbungen, Anfragen, Presse, Kundenbindung –, lohnt sich Struktur. Für reine Feiern sind Sie bei einem Eventcaterer meist besser aufgehoben.
Wie früh sollten wir anfangen?
Früher, als die meisten denken – und der Engpass ist selten die Gestaltung. Termin und Ort müssen stehen, bevor irgendetwas gedruckt wird, denn beides steht auf jeder Einladung. Danach folgt die Kette: Einladung schreiben, produzieren, versenden, Anmeldungen abwarten, Mengen festlegen, Material drucken. Jeder dieser Schritte hat eine Vorlaufzeit, und die Anmeldefrist ist der einzige Punkt, an dem Sie nicht kürzen können, ohne die Planung zu verlieren. Konkrete Zeiträume nennen wir nach dem Erstgespräch.
Wie läuft die Einladung mit Anmeldung ab?
Meist über eine eigene Seite mit kurzem Formular, auf die Einladung, Plakat und Social-Media-Beitrag per Link oder QR-Code führen. Daraus entsteht eine Teilnehmerliste, mit der sich Mengen planen lassen – und nach dem Event ein Verteiler für die Nachbereitung. Wichtig ist, nur zu erheben, was gebraucht wird, transparent zu sagen, wofür, und vorher zu klären, was Sie den Angemeldeten später schicken dürfen. Die verbindliche Prüfung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was bleibt nach dem Event übrig?
Genau das entscheidet, ob sich der Aufwand gerechnet hat. Sinnvoll sind drei Dinge: Fotos und Videomaterial, das monatelang weiterverwendet wird, eine Teilnehmerliste mit klarer Einwilligung für den weiteren Kontakt, und eine Nachfassaktion mit Termin – nicht „wir melden uns dann mal“. Wer das erst am Tag danach plant, macht es nicht mehr. Deshalb steht die Nachbereitung bei uns im Ablaufplan, bevor das Event überhaupt stattfindet.
Was kostet die Begleitung eines Events?
Das hängt an drei Dingen: wie viel Konzept und Koordination nötig ist, wie viel Material entsteht – Einladung, Plakate, Beschilderung, Standausstattung – und ob wir mit Kamera vor Ort sind. Ein Tag der offenen Tür mit vorhandenem Erscheinungsbild ist etwas ganz anderes als ein Jubiläum mit eigener Bildwelt und Filmproduktion. Fremdleistungen wie Location, Catering und Technik rechnen Sie direkt mit den Betrieben ab, damit Sie sehen, wofür Sie zahlen.
Ein guter Abend ist schön. Ein gutes Ergebnis ist besser
Sagen Sie uns, wen Sie einladen wollen und was danach passiert sein soll. Daraus ergibt sich alles Weitere – bis hin zu der Frage, ob ein Event überhaupt das richtige Mittel ist.
Der Auftritt auf fremdem Gelände: Standwand, Displays und Mitnahmematerial.
Einladungen, Plakate, Beschilderung und alles, was gedruckt wird.
Dokumentation vor Ort – das Material, das danach monatelang trägt.
Vorher einladen, währenddessen zeigen, danach nachfassen.