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HubSpot & Brevo Automation
Die Lizenz ist selten das Problem. Das Problem ist, dass die Website-Formulare im Postfach landen, das CRM eine Excel-Datei ist und der Newsletter aus einem vierten Tool kommt. Wir richten HubSpot oder Brevo so ein, dass eine Anfrage von der Website bis zum Vertrieb einen Weg nimmt.
Das Tool kann mehr, als bei Ihnen genutzt wird
In den meisten Unternehmen läuft nur ein Bruchteil dessen, wofür monatlich gezahlt wird. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Einrichtung Arbeit ist, für die im Tagesgeschäft niemand Zeit hat.
abgeschlossene Projekte: Konzept, Inhalte, Umsetzung und laufender Betrieb aus einem Haus
Ort für Kontaktdaten. Nicht drei Listen, die alle ein bisschen anders sind
HubSpot oder Brevo
Beide können Automation. Sie unterscheiden sich darin, wo sie stark sind und was sie kosten, wenn die Kontaktzahl wächst.
Mehrere Personen im Verkauf, längere Entscheidungen, Angebote und Wiedervorlagen. HubSpot ist zuerst ein CRM und erst danach ein Versandwerkzeug. Das merkt man überall, wo es um Deals, Aufgaben und Verantwortlichkeiten geht.
Die Kosten hängen an Nutzern und an der Zahl der Marketingkontakte. Wer viel versendet und wenig Vertriebsstruktur braucht, zahlt für Funktionen, die niemand öffnet. Außerdem: US-Anbieter, das gehört vorab datenschutzrechtlich bewertet.
Newsletter, Transaktionsmails, Bestellbestätigungen, auch SMS. Französischer Anbieter mit Rechenzentren in der EU. Der Einstieg ist günstiger, und die Preislogik richtet sich stärker nach dem Versandvolumen als nach der Zahl der Nutzer.
Das CRM ist vorhanden, aber schlanker. Wer verzweigte Pipelines, Prognosen und feine Rechte pro Team braucht, stößt früher an Grenzen. Für viele Mittelständler reicht es, für manche nicht.
Vier Automationen, die wir fast immer zuerst bauen
Anfrage-Routing
Das Formular legt den Kontakt an, weist ihn dem richtigen Mitarbeiter zu und erzeugt die Aufgabe zur Wiedervorlage. Niemand muss ein Postfach im Blick behalten.
Bestätigung und Erstkontakt
Eingangsbestätigung mit Erwartung zur Rückmeldezeit, danach die Antworten auf die Fragen, die ohnehin kommen. Entlastet das Telefon spürbar.
Wiedervorlage
Angebot raus, zehn Tage keine Reaktion, Erinnerung an den Vertrieb statt an das Gedächtnis. Der häufigste Grund für verlorene Aufträge ist kein Nein, sondern Stille.
Auswertung
Ein Bericht, der zeigt, woher Anfragen kommen und wo sie liegen bleiben. Ohne saubere Quellenerfassung im Formular ist das nicht möglich, deshalb gehört sie in die Einrichtung.
Was vor der Einrichtung geklärt sein muss
Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, Wahl des Speicherorts, Bewertung des Transfers in Drittländer, Löschfristen. Wir richten technisch ein und benennen, was zu klären ist. Die Bewertung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Dubletten, tote Adressen, Felder aus drei Systemen mit drei Bedeutungen. Ein Import auf schlechten Daten macht das Chaos dauerhaft, weil es danach automatisiert weiterläuft.
Ein System ohne feste Zuständigkeit verfällt in etwa einem halben Jahr. Eine Person mit Zugriff und Zeit reicht, aber sie muss benannt sein.
Nicht alles muss migriert werden. Häufig bleibt der Shop, wo er ist, und nur die Kontaktdaten wandern. Das spart Geld und Nerven.
Vom Postfach in ein System
Die Anfragen dieser Kunden erzeugen wir über die Suche. Was danach mit ihnen passiert, ist genau die Frage, die auf dieser Seite steht. Die Zahlen unten sind Sichtbarkeitswerte aus der SEO-Betreuung, keine Ergebnisse einer Automation.
Wenn mehr Anfragen kommen, muss jede zum richtigen Geschäft
Vollbach betreibt sechs Fachgeschäfte von Paderborn bis Essen. Wir haben die Sichtbarkeit für jeden Standort einzeln aufgebaut, die organischen Sitzungen stiegen in fünf Monaten um 49 Prozent. Genau an dieser Stelle entsteht die Aufgabe, um die es hier geht: Eine Anfrage aus Salzkotten gehört nach Salzkotten, mit Termin und Zuständigkeit, nicht in ein Sammelpostfach in der Zentrale.
Sitzungen 722 → 1.076 (+49 %)
Top-10 Paderborn 40 → 43 (+8 %)
Standorte im Tracking 1 → 7 (+600 %)
seit 03/2026
So läuft eine Anfrage durch das System
Jemand füllt das Formular auf der Website aus. Der Kontakt entsteht im CRM, inklusive Quelle und Zeitpunkt, die Bestätigung geht automatisch raus. Der zuständige Mitarbeiter bekommt eine Aufgabe mit Frist. Bleibt die Reaktion aus, erinnert das System, nicht der Kollege. Jeder Schritt ist später nachvollziehbar.
Formular legt den Kontakt an
Zuweisung mit Frist
Erinnerung statt Gedächtnis
Erster Kunde mit Zahlen
Eine neue Domain, und plötzlich klingelt es
Der Wohnmobilbereich startete ohne Sichtbarkeit und ohne Domain-Autorität. Innerhalb von sieben Monaten stiegen die Platzierungen in den Google-Top-10 von 24 auf 69, die organischen Sitzungen um 249 Prozent. Handel und Vermietung erzeugen dabei zwei Arten von Anfragen mit ganz unterschiedlichem Tempo. Wer das im Postfach sortiert, verliert die langsamere Sorte.
Sitzungen 39 → 136 (+249 %)
Top-10 24 → 69 (+188 %)
Top-5 6 → 26 (+333 %)
seit 01/2026
Aus der laufenden Betreuung
Vier Kunden, bei denen wir die Nachfrage erzeugen. Der Satz unter jedem Kasten ist die Aufgabe, die danach beginnt.
Hörakustik Vollbach
Hörakustik, 6 Standorte, Paderborn
- Sitzungen/Monat 722 → 1.076
- Top-10 Paderborn 40 → 43
- Standorte im Tracking 1 → 7
Jede Anfrage gehört zu einem bestimmten Fachgeschäft.
Reisemobile Hillebrand
Wohnmobilhandel und Vermietung, Paderborn
- Sitzungen/Monat 39 → 136
- Top-10-Rankings 24 → 69
- Top-5-Rankings 6 → 26
Kauf und Miete brauchen unterschiedliche Nachfassfristen.
Kryobank 77 35
Samenbank, Hamburg
- Top-10-Rankings 70 → 111 (+59 %)
- Top-5-Rankings 39 → 88 (+126 %)
- Domain Rating 22 → 36 (+64 %)
Bei sensiblen Themen zählt die Reaktionszeit mehr als jede Kampagne.
Kinderwunsch Valentinshof
Kinderwunschzentrum, Hamburg
- Top-10-Rankings 613 → 804 (+31 %)
- Top-5-Rankings 323 → 566 (+75 %)
- Domain Rating 43 → 50 (+16 %)
Zwischen erster Information und erstem Termin liegen Monate.
Alle Werte aus SE Ranking, Vorher-/Nachher-Vergleich zum jeweiligen Projektstart, Stand 28.08.2026. Die Sitzungszahlen bei Vollbach und Hillebrand sind Hochrechnungen aus SE Ranking. Es handelt sich um Ergebnisse der SEO-Betreuung, nicht um Ergebnisse einer Automation. Der Beitrag „So läuft eine Anfrage durch das System“ ist ein Produktbeispiel, kein Kundenfall.
Google-Bewertungen
„Die Zusammenarbeit mit Gipfelstürmer ist seit fast zwei Jahren eine echte Erfolgsgeschichte für uns. Website, Konzeption und die laufende Betreuung unserer Social-Media-Kanäle werden mit hoher Professionalität und Kreativität umgesetzt.“
Reiner Conrad · Local Guide · Google-Rezension
„Die Gipfelstürmer Werbeagentur betreut unsere Social-Media-Präsenz seit mehreren Monaten und der Unterschied zu vorher ist deutlich spürbar. Der clevere KI-Einsatz hinter den Kulissen macht die Inhalte authentisch und strategisch stark. Unser fester Ansprechpartner denkt immer einen Schritt voraus und bringt regelmäßig neue Ideen ein.“
Aus Ostwestfalen · Google-Rezension
„Ich war ehrlich gesagt skeptisch, ob KI in unserem Betrieb wirklich einen Unterschied macht. Die Gipfelstürmer Werbeagentur hat mich eines Besseren belehrt. Das Team hat Abläufe analysiert und Automatisierung umgesetzt, die uns täglich Stunden sparen.“
Alexander Bettin · Google-Rezension
In vier Schritten zum laufenden System
Systemcheck
Welche Tools laufen heute, was kostet das zusammen, wo liegen welche Kontaktdaten? Am Ende steht eine Empfehlung für HubSpot oder Brevo mit Begründung, auch wenn sie lautet: beim Bestehenden bleiben.
Daten bereinigen
Dubletten zusammenführen, Felder vereinheitlichen, tote Adressen aussortieren, Einwilligungsstände klären. Der unbeliebteste Schritt und der, der über das Ergebnis entscheidet.
Aufbau und Anbindung
Pipeline, Felder, Automationen, Anbindung der Website-Formulare, Versandeinrichtung inklusive technischer Absender-Freigabe. Getestet wird mit echten Abläufen, bevor das Team umsteigt.
Schulung und Betrieb
Einweisung am eigenen Account statt am Demo-System, danach Begleitung in den ersten Wochen. Dort zeigt sich, welche Felder niemand ausfüllt und welcher Schritt fehlt.
Warum Gipfelstürmer
Ein fester Ansprechpartner
Kurze Wege, klare Absprachen, zügige Umsetzung. Auch danach, wenn ein Feld fehlt oder eine Automation angepasst werden muss.
Website und Tool aus einer Hand
Wir bauen Ihre Formulare und Landingpages ohnehin. Deshalb hängt die Anbindung nicht an einer Schnittstelle zwischen zwei Dienstleistern, die sich gegenseitig zuarbeiten sollen.
Empfehlung ohne Provision
Wir verdienen nicht an Ihrer Lizenz. Wenn Ihr bestehendes Tool reicht, sagen wir das, statt einen Wechsel zu verkaufen.
Nicht lange zögern
Jeder Monat mit drei Systemen kostet Zeit und erzeugt Daten, die später bereinigt werden müssen. Das Erstgespräch kostet Sie nichts außer einer halben Stunde. Danach wissen Sie, ob sich ein Wechsel lohnt.
Was Kunden sagen
„Vor der Zusammenarbeit habe ich fast 2000 € pro Monat für Google Werbung ausgegeben, um für meine Kanzlei neue Mandanten zu akquirieren. Die Gipfelstürmer Agentur übernimmt die komplette Suchmaschinenoptimierung regional in Kassel für mich und ich bin nun in all meinen relevanten Bereichen auf Platz 1 bei Google. Mein Fazit: Ich bin 100 % ausgebucht und spare dabei noch bares Geld.“
Fachanwalt für Erbrecht, Kassel
„Das war eine sehr gute Entscheidung, einen Website-Relaunch von Timm Westmark und seinem Team von der Gipfelstürmer Marketing Agentur durchführen zu lassen. Das Ergebnis hat uns positiv überrascht.“
Google-Rezension, Juli 2026
Ihr Kontakt zu uns
Sprechen Sie mit mir am Telefon oder per Mail. Wir freuen uns, Sie zu unterstützen.
Timm Westmark
- 05251 – 69 42 350
- kontakt@gipfelstuermer-agentur.de
- Frankfurter Weg 6, 33106 Paderborn
Häufige Fragen zu HubSpot und Brevo
HubSpot oder Brevo, was passt zu uns?
Die Frage entscheidet sich an Ihrem Vertrieb, nicht an der Funktionsliste. Arbeiten mehrere Personen an Angeboten, dauern Entscheidungen Wochen und müssen Zuständigkeiten sichtbar sein, spricht das für HubSpot. Geht es überwiegend um Versand an größere Verteiler, also Newsletter, Bestätigungen, Kampagnen, ist Brevo meist der günstigere und schnellere Weg. Beides lässt sich später erweitern, nur ist der Wechsel zwischen den Systemen teurer als eine überlegte Entscheidung am Anfang.
Was kostet das?
Zu trennen sind drei Posten: die Lizenz beim Anbieter, die Einrichtung bei uns und die Datenarbeit. Die Lizenz richtet sich bei HubSpot vor allem nach Nutzern und Marketingkontakten, bei Brevo stärker nach Versandvolumen. Beide Anbieter ändern ihre Pakete regelmäßig, deshalb stehen hier bewusst keine Beträge. Die Einrichtung hängt daran, wie viele Systeme zusammengeführt werden. Der dritte Posten, die Bereinigung der Daten, wird fast immer unterschätzt.
Ist das datenschutzkonform?
Das hängt davon ab, wie Sie es einsetzen, nicht allein vom Anbieter. Zu klären sind der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Speicherort der Daten, die Bewertung eines Transfers in Drittländer, Löschfristen und der Nachweis der Einwilligungen. Brevo ist ein französischer Anbieter mit Rechenzentren in der EU, HubSpot ein US-Anbieter mit EU-Datenhaltung als Option. Wir richten technisch so ein, dass diese Punkte sauber dokumentiert sind, und benennen, was zu entscheiden ist. Die verbindliche Bewertung für Ihren Fall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Können wir aus unserem jetzigen Tool umziehen?
In aller Regel ja. Kontakte, Felder und Verteiler lassen sich exportieren und übernehmen. Aufwendig ist nicht der Export, sondern die Entscheidung, was mitkommt: Adressen ohne belegbare Einwilligung, Kontakte, die seit Jahren nichts geöffnet haben, Felder aus drei Systemen mit unterschiedlicher Bedeutung. Historische Verläufe aus dem alten Tool lassen sich meist nicht vollständig übertragen. Wir behalten das alte System deshalb eine Zeit lang als Archiv, bevor es abgeschaltet wird.
Brauchen wir alle Zusatzmodule?
Meistens nicht. Die teuren Pakete lohnen sich, wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter täglich im System arbeiten oder wenn Berechtigungen fein geregelt sein müssen. Für den Einstieg reicht fast immer die kleinere Stufe. Sinnvoller ist, zuerst mit dem kleinen Paket sauber einzurichten und nach einigen Monaten anhand der tatsächlichen Nutzung zu entscheiden. Umgekehrt wird es teuer: ein großes Paket, das zu zehn Prozent genutzt wird.
Wer betreibt das nach der Einrichtung?
Das entscheiden Sie. Wir schulen Ihr Team am eigenen Account, sodass Sie Automationen selbst anpassen können. Wo Kapazität oder Lust fehlt, übernehmen wir die Betreuung: neue Strecken, Auswertungen, Anpassungen, wenn sich der Vertriebsablauf ändert. Wichtig ist nur, dass eine Person bei Ihnen benannt ist. Ohne feste Zuständigkeit verfällt jedes System, egal wer es gebaut hat.
Sie zahlen die Lizenz ohnehin jeden Monat
Sagen Sie uns, welche Systeme heute laufen und wo Ihre Kontaktdaten liegen. Daraus ergibt sich, ob es sich lohnt, das Vorhandene einzurichten oder zu wechseln.
Die Strecken und Inhalte, die in diesem System laufen.
Abläufe über das Marketing hinaus, von Rechnung bis Reporting.
Der Überblick über alle Leistungen rund um KI und Automatisierung.
Die Formulare und Landingpages, an denen die Daten entstehen.