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Der Anruf um 18:40 Uhr geht nicht mehr verloren
In den meisten Betrieben klingelt das Telefon genau dann, wenn niemand Zeit hat: mittags, während der Beratung, kurz nach Feierabend. Ein KI-Telefonassistent geht ran, nimmt das Anliegen auf, bucht auf Wunsch einen Termin und leitet dringende Fälle sofort weiter.
Erreichbar, auch wenn niemand Zeit hat
Ein verpasster Anruf ist kein verschobenes Gespräch, sondern meistens ein verlorener Auftrag. Die wenigsten rufen ein zweites Mal an – sie gehen zum nächsten Eintrag in der Liste.
abgeschlossene Projekte – Konzept, Umsetzung und laufender Betrieb aus einem Haus
Uhr geht er auch noch ran – und um 6:30 Uhr, samstags und im Betriebsurlaub
Vier Situationen, in denen es sich sofort lohnt
Fast jeder Betrieb erkennt mindestens zwei davon wieder.
Nach Feierabend
Abends, früh morgens, am Wochenende. Genau dann recherchieren Privatkunden – und genau dann ist niemand erreichbar.
Stoßzeiten
Montagvormittag, nach einer Anzeige, nach einem Beitrag in der Zeitung. Der Assistent nimmt parallel an, statt Anrufer in die Schleife zu schicken.
Urlaub und Krankheit
Kein Umbau der Vertretungsregelung, keine Ansage mit Rückrufversprechen, das niemand halten kann. Der Assistent bleibt derselbe.
Immer gleiche Fragen
Öffnungszeiten, Anfahrt, Unterlagen, Zuständigkeiten. Einmal hinterlegt, nie wieder unterbrechen sie ein Gespräch.
Was sonst niemand mitbekommt
Ein Anruf, ein Termin, keine Rückrufliste
Der Anrufer möchte einen Termin in der kommenden Woche. Der Assistent prüft den Kalender, schlägt einen freien Zeitpunkt vor und bestätigt ihn. Das Gespräch dauert unter einer Minute, und am nächsten Morgen steht kein Rückruf auf der Liste – sondern ein Eintrag im Kalender.
Terminbuchung im Kalender
Gesprächsnotiz automatisch
Kein Rückruf nötig
Erster Kunde mit Zahlen
Der erste Beitrag ist ein Produktbeispiel, kein Kundenfall. Ein Vorher-Nachher aus einer echten Telefonanlage wäre der stärkste Beleg, den diese Seite bekommen kann – und meist mit wenigen Klicks aus dem Anlagen-Portal zu exportieren.
Google-Bewertungen
„Das war eine sehr gute Entscheidung, einen Website-Relaunch von Timm Westmark und seinem Team von der Gipfelstürmer Marketing Agentur durchführen zu lassen. Das Ergebnis hat uns positiv überrascht.“
Marco Nitsch · Google-Rezension, Juli 2026
„Sehr gute Zusammenarbeit mit der Gipfelstürmer Marketing Agentur aus Paderborn! Für unser IT-Unternehmen wurde ein Rebranding umgesetzt – neues Design, neue Website und die Gestaltung für Autofolierung und Außenbeschilderung.“
3ZB IT · Google-Rezension, April 2026
„Die Zusammenarbeit mit Gipfelstürmer ist seit fast zwei Jahren eine echte Erfolgsgeschichte für uns. Website, Konzeption und die laufende Betreuung unserer Social-Media-Kanäle werden mit hoher Professionalität und Kreativität umgesetzt.“
Reiner Conrad · Local Guide · Google-Rezension
In vier Schritten zur Erreichbarkeit
Anrufe mitzählen
Eine Woche Strichliste oder ein Blick in die Auswertung Ihrer Anlage: Wie viele Anrufe kommen, wann, und wie viele bleiben liegen? Danach wissen wir, ob es sich lohnt.
Abläufe festlegen
Was gilt als dringend und wohin geht es? Welche Fragen beantwortet der Assistent selbst? Der Notfallpfad steht vor allem anderen.
Einrichten und testen
Rufnummer oder Weiterleitung einrichten, Ansagen und Abläufe hinterlegen, Kalender anbinden. Dann Testanrufe aus Ihrem Team, bis alles sitzt.
Start und Nachschärfen
Der Assistent geht live, zunächst oft nur außerhalb der Öffnungszeiten. Wir sehen uns die ersten Notizen an und ergänzen, was gefehlt hat.
Warum Gipfelstürmer
Ein fester Ansprechpartner
Kurze Wege, klare Absprachen, zügige Umsetzung. Sie erklären Ihre Abläufe einmal – und erreichen danach jemanden, der sie kennt.
Der Notfallpfad zuerst
Bevor eine einzige Ansage entsteht, klären wir, was dringend ist und wohin es geht. Das ist der Punkt, an dem schlecht gebaute Assistenten gefährlich werden.
Klein anfangen
Der Assistent kann zunächst nur außerhalb der Öffnungszeiten laufen. Sie sehen die Notizen, bevor Sie entscheiden, ob er mehr übernehmen soll.
Nicht lange zögern
Während Sie es manuell erledigen, ist Ihr Wettbewerber längst fertig. Das Erstgespräch kostet Sie nichts außer einer halben Stunde – und danach wissen Sie, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.
Was Kunden sagen
„Vor der Zusammenarbeit habe ich fast 2000 € pro Monat für Google Werbung ausgegeben, um für meine Kanzlei neue Mandanten zu akquirieren. Die Gipfelstürmer Agentur übernimmt die komplette Suchmaschinenoptimierung regional in Kassel für mich und ich bin nun in all meinen relevanten Bereichen auf Platz 1 bei Google. Mein Fazit: Ich bin 100 % ausgebucht und spare dabei noch bares Geld.“
Fachanwalt für Erbrecht, Kassel
„Die Gipfelstürmer Werbeagentur betreut unsere Social-Media-Präsenz seit mehreren Monaten und der Unterschied zu vorher ist deutlich spürbar. Der clevere KI-Einsatz hinter den Kulissen macht die Inhalte authentisch und strategisch stark. Unser fester Ansprechpartner denkt immer einen Schritt voraus und bringt regelmäßig neue Ideen ein.“
Google-Rezension
Ihr Kontakt zu uns
Sprechen Sie mit mir am Telefon oder per Mail. Wir freuen uns, Sie zu unterstützen.
Timm Westmark
- 05251 – 69 42 350
- kontakt@gipfelstuermer-agentur.de
- Frankfurter Weg 6, 33106 Paderborn
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Ersetzt das unsere Empfangskraft?
In den Fällen, die wir umsetzen, nicht. Der Assistent nimmt die Anrufe, die sonst niemand annimmt: in Stoßzeiten, in der Mittagspause, nach Feierabend, bei Urlaub und Krankheit. Und er übernimmt die immer gleichen Fragen, für die niemand gern das Gespräch unterbricht. Was bleibt, ist die Arbeit, für die es einen Menschen braucht – Beratung, heikle Fälle, Stammkunden, die man kennt.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Sie sollen es sogar. Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen; der EU AI Act enthält dazu Transparenzpflichten. Wir setzen das als kurzen, freundlichen Hinweis zu Gesprächsbeginn um. In der Praxis ist das kein Problem – kritisch wird es nur, wenn jemand den Eindruck hatte, mit einem Menschen zu sprechen, und es später merkt. Die genaue Formulierung gehört zu Ihrem Anwalt beziehungsweise Datenschutzbeauftragten.
Was passiert bei dringenden Fällen?
Das ist der wichtigste Punkt der Einrichtung, und er wird vor allem anderen geklärt. Für dringende Anliegen legen wir eine sofortige Weiterleitung fest – an eine Rufnummer, eine Bereitschaft oder eine hinterlegte Reihenfolge. Der Assistent versucht in diesen Fällen nicht, selbst zu helfen. Bei Praxen, Kanzleien und Handwerksbetrieben mit Notdienst ist dieser Pfad meist der erste, den wir bauen.
Wird das Gespräch aufgezeichnet?
Nur wenn Sie das wollen, und dann mit den dafür nötigen Hinweisen und Löschfristen. Ohne Aufzeichnung bekommen Sie eine Zusammenfassung mit Name, Anliegen, Rückrufnummer und Zeitpunkt – für die meisten Betriebe reicht das völlig. Aufzeichnung und Transkription haben eigene datenschutzrechtliche Anforderungen; was bei Ihnen zulässig und sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Kann er Termine direkt eintragen?
Ja, wenn Ihr Kalender anbindbar ist. Dann schlägt er freie Zeiten vor und bucht direkt – das ist bei Terminbetrieben der größte Effekt, weil ein Anruf nicht in einem Rückrufwunsch endet, sondern in einem Eintrag. Ist der Kalender nicht anbindbar oder liegen komplizierte Regeln dahinter, nimmt er stattdessen den Terminwunsch mit Zeitfenster auf und legt ihn Ihnen vor.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Zu unterscheiden sind die einmalige Einrichtung mit Ansagen, Abläufen und Anbindung und die laufenden Gesprächskosten, die sich nach Minuten oder Gesprächen richten. Für kleinere Betriebe ist der zweite Posten meist überschaubar, weil das Volumen begrenzt ist. Wir nennen beides getrennt, bevor etwas startet. Sagen Sie uns, wie viele Anrufe bei Ihnen täglich eingehen und wie viele davon liegen bleiben – daraus ergibt sich, ob es sich lohnt.
Der nächste Anrufer wartet nicht
Sagen Sie uns, wie viele Anrufe bei Ihnen täglich eingehen und wann sie liegen bleiben. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir Ihnen das auch.
Anrufe entgegennehmen, qualifizieren und Termine buchen – rund um die Uhr.
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